Actualmente todas las actividades comerciales ya están totalmente inmersas en el tema de la transformación digital, pues esta realidad obedece a que ahora los clientes demandan inmediatez y facilidad en cualquier gestión. Por eso, solo los profesionales jurídicos que sean capaces de ofrecer los servicios más eficientes y las mejores herramientas tecnológicas podrán satisfacer las expectativas de estos nuevos clientes y lograrán sobrevivir en el nuevo mundo digital.
Es tiempo de transformar sus tradicionales métodos de gestión y de adaptar sus servicios a los estándares del siglo XXI.
Los despachos de abogados se enfrentan actualmente a un nuevo contexto, caracterizado por:
- Nuevas situaciones legales surgidas a raíz de los nuevos modelos de negocio digitales y modelos de negocio de la economía colaborativa.
- Cambios regulatorios en algunos mercados, como el financiero o el asegurador.
- Cambio en las demandas de los clientes, quienes están cada vez más habituados a realizar cualquier trámite u operación de forma online.
- Distinta mentalidad de los nuevos profesionales, quienes ya no están tan predispuestos a desarrollar toda su carrera en una misma compañía.
- Nuevos retos como el de la ciberseguridad.
Todos estos factores, entre muchos otros, han conducido al sector a una situación en la que su manera de hacer las cosas ha quedado rápidamente obsoleta. Los procedimientos y prácticas habituales de los despachos de abogados ya no les permiten responder con la celeridad y precisión que demandan los nuevos clientes.
¿Qué deben hacer los estudios de abogados para adaptar sus servicios e iniciar su transformación digital?
Entre algunas de las teorías que responden a esta pregunta destaca el último estudio sobre despachos de abogados elaborado por PwC, portal del Reino Unido dedicado a mostrar información de interés para diferentes actividades comerciales.
Según este estudio, el 80% de los encuestados considera crítico para el futuro de sus organizaciones contar con una estrategia digital.
Sin embargo, sólo el 23% afirma haber iniciado esa transformación, lo cual vuelve legítimo preguntarse por qué es tan difícil para el sector legal adaptarse a la nueva economía digital.
Los motivos son sin duda diversos, pero cabe apuntar que el modelo de organización tradicional de los despacho de abogados es diametralmente distinto al de las empresas digitales.
Es por ello que para iniciar el proceso de transformación digital y este se logre con éxito se debe replantear dicho modelo y adaptarlo a las nuevas necesidades de los clientes.
Beneficios de la digitalización de documentos para los departamentos legales y despachos de abogados.
- Seguridad y archivado: El archivado físico conlleva muchas veces una mayor facilidad de acceso a documentación sensible. Digitalizar los documentos aumenta la seguridad y limita el control de acceso evitándose así exponer información sensible. Además, la digitalización permite crear copias de seguridad y reducir el riesgo de pérdida de la misma por robos o incendios.
- Oficina sin papeles: Gracias al escaneo de documentos reducimos el uso de papel y contribuimos ecológicamente a una mejora del medio ambiente.
- Ahorro de tiempo y recursos: No será necesario tener personal dedicado a digitalizar los documentos ni perder un valioso tiempo en ello. El servicio de digitalización permite automatizar este proceso con los diversos documentos de forma que tenga acceso fácil a todos ellos.
- Acceso a la documentación y auditorías: El acceso rápido a la información digitalizada es básico para minimizar tanto el tiempo como los costos legales en caso de tener que afrontar una auditoría. Además en el día a día, la disponibilidad inmediata de ciertos documentos facilitará en gran medida el trabajo en su departamento legal. Todo esto es posible gracias a la incorporación de un OCR en el proceso de digitalización y la extracción de metadatos como el número de expediente, identificador del cliente etc. que permiten una mayor versatilidad y velocidad en las búsquedas.
- Acceso centralizado: La posibilidad de acceder a la información desde diversas oficinas a los documentos en formato digital dan un valor añadido al proceso de digitalización. Los documentos físicos son sustituidos por archivos pdf o jpeg, formatos estandar que pueden ser consultados desde cualquier aplicación.
Como vemos, la digitalización de documentos en departamentos legales abarca un amplio sector que incluye abogados, notarías, asistentes jurídicos, asesorías, etc. Permite a todos estos profesionales poder acceder al gran volumen de información archivada que suelen tener estos despachos de una manera más ágil e incrementando la protección de toda la información en especial aquella más sensible.
El proceso de digitalización junto con una adecuada gestión documental posterior, se convierten en excelentes aliados para gestionar de la manera más eficiente toda la documentación de los departamentos legales.
La necesidad de transformación digital de los bufetes y/o estudios de abogados es indiscutible, y supone un reto al que tiene que enfrentarse tarde o temprano todo el sector legal.
El objetivo final es ofrecer a sus clientes la mejor experiencia posible, lo que es totalmente viable gracias a tecnología disponible en el mercado y que está al alcance de este grupo de profesionales.
Fuente: Internet.
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