¿Sabes en qué se basa el modelo de gestión por procesos en una empresa?

El ritmo del mercado está cada vez más acelerado, la globalización está más presente y la competencia es más agresiva. En este escenario, muchos empresarios aun desconocen como optimizar sus actividades empresariales y como estas pueden ayudar a conseguir excelentes índices de calidad, productividad y excelencia.

Nuestra realidad empresarial es que muchas organizaciones se rigen aún por una gestión funcional. Es decir, el tipo de gestión tradicional que se basa en el funcionamiento de la empresa de forma vertical, dividiendo la compañía en departamentos y dificultando la relación entre ellos y con los clientes. Este método de gestión carece de efectividad al no lograr de forma óptima el alcance de los objetivos: no refleja el funcionamiento empresarial, las relaciones con los clientes, las responsabilidades o los resultados.

Es allí, en donde, los empresarios y directivos deben dar el siguiente paso en el modo de dirigir sus organizaciones, aplicando la Gestión por Procesos o también conocido como Business Process Management (BPM), el cual es una manera diferente de organizar el trabajo, en donde se pone el foco de atención en la visión del cliente. De esta forma, se gestionan los procesos de una forma estructurada y se busca su mejora continua.Esta forma de organizar el trabajo ofrece las herramientas oportunas para lograr un flujo de trabajo más eficiente y orientado a las necesidades que presentan los clientes. Además, presta atención a las relaciones mantenidas con proveedores y clientes.

La Gestión por Procesos o también conocido como Business Process Management (BPM) es una manera diferente de organizar el trabajo, los procesos, de una forma estructurada y se buscando la mejora continua, centrados en la visión del cliente. La gestión es de manera horizontal para lograr un flujo de trabajo constante. Es la gestión que actualmente lleva al logro de objetivos.

¿En qué se basa el modelo de gestión por procesos?

Este enfoque se centra en las actividades de la organización y busca optimizarlas para sacar el máximo rendimiento además de añadir valor a los resultados mediante la identificación, selección, descripción, documentación y mejora continua de los procesos.

En la gestión por procesos es fácil confundir el concepto “proceso” con el de “procedimiento”. El procedimiento es cómo se lleva a cabo la actividad, concentrándose en la forma de trabajar o en realizar determinada tarea. En cambio, el proceso se entiende como una serie de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan entre ellas.

Toda actividad o secuencia de actividades que se llevan a cabo en las diferentes unidades constituye un proceso y como tal, hay que gestionarlo.

Este es el procedimiento organizacional que se ha adaptado a los cambios tecnológicos acelerados y al entorno económico dinámico actual. Sus excelentes resultados se han manifestado en empresas y organizaciones de diferentes sectores y tamaños; y es que funciona en todas aquellas organizaciones que se tenga como valor fundamental la satisfacción al cliente, la gestión de los recursos y la eficiencia.

Este enfoque por procesos aplicado al trabajo en calidad conlleva una metodología definida, instrumentos y herramientas que pueden y deben ser adecuadas para ajustarse a la realidad local; el trabajo con procesos no es excluyente, sino complementario con otros enfoques como aquellos que se centran en la capacitación del personal, la modernización de la tecnología, el trabajo normativo u otros.

Los principios que orientan la gestión de procesos se sustentan en los siguientes conceptos:

– La misión de una organización es crear valor para sus clientes; la existencia de cada puesto de trabajo debe ser una consecuencia de ello: existe para ese fin.
– Los procesos siempre han de estar orientados a la satisfacción de los clientes.
– El valor agregado es creado por los empleados a través de su participación en los procesos; los empleados son el mayor activo de una organización.
– La mejora del proceso determinará el mayor valor suministrado o entregado por el mismo.
– La eficiencia de una empresa será igual a la eficiencia de sus procesos.

El mapa por procesos es la representación gráfica de todos los procesos y subprocesos de la empresa.

El mapa por procesos, es un diagrama que presenta la estructura general de la compañía, donde se presentan todos los procesos que la forman y sus principales relaciones. Lo podríamos visualizar como una “gran telaraña” de procedimientos unidos entre sí.

El objetivo de este mapa es conocer de manera detallada y profunda los funcionamientos de los procesos y las actividades en las que la empresa está involucrada. Para realizarlo, se deben conocer todas las conexiones y las entradas (inputs) y salidas (outputs) de cada proceso, teniendo en cuenta que la entrada tiene unos objetivos marcados en relación al cliente y que la salida tiene que satisfacer las necesidades de los clientes en relación a los objetivos marcados.

Normalmente, este diagrama lo realiza el equipo de responsables y cada empresa lo adapta a su estructura. Debe ser claro y conciso, y se suele diferenciar en tres grandes grupos de procesos: estratégicos, operativos y de soporte.

Con este método, se busca la solución para obtener los resultados deseados y que aporten valor añadido a la empresa.

Para analizar resultados de las diversas actividades que conforman los procesos de gestión de una empresa se usan los indicadores KPI. 

Además, de los mapas de procesos, se gestionan en indicadores que permiten centrar a la organización en áreas de resultados. Es decir, de cada actividad que se realice, con su correspondiente proceso, se debe obtener unos resultados.

Estos indicadores, también conocidos como Indicadores Claves de Desempeño (KPI), están presentes en toda la gestión basada por procesos. Cualquier proceso tiene una entrada y una salida con un valor añadido que se tiene que medir.

Éstos serán clave para analizar y saber si se llega a los objetivos que se marcaron en un principio o si se tiene que mejorar alguno de los procesos.

Además de los beneficios que aporta a la compañía el uso de indicadores para analizar los resultados, también genera más beneficios como metodología:

  • Favorece la homogeneización de la forma de trabajar.
  • Mejora el control de las acciones de los procesos.
  • Elimina actividades que no aportan ningún valor a la organización.
  • Mejora de la salida de información.
  • Reduce el tiempo de las operaciones.
  • Focaliza los procesos para obtener la satisfacción del cliente.
  • Mejora los servicios que ofrece la organización y el conocimiento de los participantes en cada proceso.
  • Identifica más fácilmente nuevas oportunidades de negocio.
  • Define una estructura sistémica alineada con la estrategia de la compañía.

Así, los objetivos de la gestión por procesos se relacionan con mejorar los niveles de calidad y satisfacción de los clientes o usuarios; aumentar la productividad principalmente a través de la reducción de los costos internos innecesarios (aquellos asociados con actividades que no agregan valor al resultado) y de los tiempos del ciclo.

Fuente: Internet

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