¿Qué debes saber para optimizar las finanzas de tu empresa?

Las finanzas en la empresa es un tema clave dentro de la gestión del negocio. Ellas engloban el propósito máximo del proyecto y al mismo tiempo sirven como punto de anclaje para la toma de decisiones. Por lo tanto, el uso estratégico de las mismas permitirá la consecución de los objetivos planteados en la planificación.

Sin embargo, la empresa, al igual que las personas, experimenta momentos en los que las finanzas presentan dificultades y por ende esto tiene repercusiones en el desenvolvimiento general del negocio.

La buena administración financiera en una empresa es fundamental para el desarrollo de las actividades que se llevan a cabo sin importar el tamaño, giro o sector a la que pertenezca. De hecho, entre las pequeñas y medianas empresas (PyMEs), es común que la falta de gestión en los procesos suscite problemas de crisis económicas o de liquidez.

Asimismo, la optimización de los recursos es de suma importancia ya que se evitarán gastos innecesarios y, en consecuencia, se podrá percibir un ahorro sustancial en determinados procesos. Los objetivos de las PyMEs se lograrán, más que por las ventas, por la capacidad de equilibrar las cuentas internas.


Llevar el control de las cuentas es básico en un negocio.

Situaciones como los gastos hormiga o las compras innecesarias pasan desapercibidas y pueden estar provocando un desequilibrio. Existen herramientas tecnológicas que pueden ayudar al empresario a gestionar estos aspectos. Por ejemplo, soluciones informáticas que optimizan y simplifican los procesos relacionados a cobros, gastos, viáticos, etc. Así las empresas pueden saber en qué se está gastando el presupuesto y cuánto,

¿Cómo mejorar las finanzas en la empresa?

Mejorar las finanzas en la empresa es un proceso que toma tiempo, y requiere del análisis, evaluación y ajuste de elementos de gestión del negocio.
El ahorro, especialmente, puede parecer una tarea difícil de realizarse, pero una una vez que se implementan las estrategias correctas, la empresa no sólo prosperará sino que verá un crecimiento relevante a nivel financiero.

Por eso, recomendamos seguir los siguientes consejos para unas finanzas sanas:

  • Evalúa tu empresa: Analiza cada área de la empresa, en qué se está gastando más y cómo se puede mejorar. También, considera si esos gastos son necesarios o no aportan un beneficio y eliminarlos, o bien, reducirlos.
  • Definir metas y objetivos: Una vez que se tiene una visión general del estado de las finanzas, se deberá crear un plan para determinar el fin de los recursos. Las metas se establecen conforme a una estrategia que sea rentable, realista y que aporte liquidez.
  • Crear un presupuesto: Crear un presupuesto es más sencillo cuando se tiene el registro del capital que entra y sale. En el presupuesto se deben incluir primero los gastos fijos y después, aquellos más flexibles y no imprescindibles para la empresa como lo son las rentas, mantenimiento, insumos, etc.
  • Implementar herramientas financieras: Invertir en un software de contabilidad o plataformas de gestión financiera brindará información certera, seguridad y datos relevantes para tomar decisiones y tener el control.
  • Separar las cuentas personales de las de la empresa: Particularmente, cuando se trata de PyMEs, los dueños tienden a confundir el negocio con una cuenta de ahorro personal. Para realmente optimizar el dinero, se debe crear una cuenta externa, propia del negocio y así poder controlar mejor los ingresos y egresos. Asimismo, el director deberá establecerse un salario fijo y respetar el monto para no desbalancear las cuentas.
    El ahorro no significa dejar de gastar, no es prescindir de elementos necesarios, básicos para la empresa; se trata de ser cautelosos con el dinero y observar los movimientos que se hacen. Ganar dinero no se logra únicamente con ventas, es saber administrarse e incluir tácticas como buscar descuentos con proveedores, tener una mejor gestión de inventarios y hasta la atención a cliente.

Mejorar las finanzas debería ser una labor continua y no sólo cuando las alarmas se disparan por los problemas de liquidez o por una situación de crisis.

Algunas veces la solución es fácil y basta con implementar unas medidas financieras, pero otras veces la clave para mejorar las finanzas se encuentra en otras áreas como por ejemplo marketing o ventas.

Dicho de otro modo, si quieres mejorar las finanzas de tu empresa te recomendamos seguir estas medidas agrupadas por bloques:

1. Mejorar la gestión de Tesorería.
2. Optimizar las operaciones de cobro y pago
3. Política bancaria
4. Financiamiento

1. Mejorar la gestión de Tesorería.

a. Optimizar los procesos del ciclo de caja
El ciclo de caja o cash conversion cycle (CCC) establece la relación entre los pagos y los cobros. Es el tiempo durante el cual el dinero de una empresa permanece inmovilizado en el proceso de compra, venta o producción..

El ciclo de caja se basa en los elementos suguientes:

“Days Sales Outstanding” (DSO): la media de número de días durante los que esperas un pago después de haber entregado el producto o servicio a tu cliente.
“Days Inventory outstanding” (DIO): la media de días que te hacen falta para transformar tu stocks en ventas.
“Days Payable Outstanding” (DPO): la media de días que necesitas para pagar a tus proveedores.

La fórmula del ciclo de caja es la siguiente:

CCC = DSO + DIO – DPO

Es decir, la media de tiempo que transcurren hasta que recibes las ganancias de una inversión, desde que pagamos a nuestros proveedores hasta que cobramos de nuestros clientes.

La clave para mejorar el ciclo de caja consiste en facturar rápido y bien para así reducir el plazo de cobro.

La ventaja evidente de un ciclo de conversión de caja corto es que tendrás más fondos a tu disposición.

Cuanto más corto es el ciclo de caja, menos tiempo permanece tu dinero inmovilizado, de esta forma necesitarás retener menos dinero para cubrir todos los gastos.

Podrás desarrollar más actividades durante ese tiempo lo que reforzará tu posición en el mercado y solvencia.

b. Crear la figura de tesorero al margen de la del contable
Básicamente porque la gestión de tesorería se basa en cobros y pagos de dinero en efectivo.

Ciertas normas contables como la de devengo a veces están muy alejadas de la realidad financiera.

c. Reducir el número de bancos y de cuentas
El dinero que tienes en tus bancos debe estar perfectamente controlado.

Una muy buena idea es sustituir las cuentas corrientes por cuentas de crédito, de esta manera evitas descubiertos y sus comisiones así como saldos ociosos y dispersos.

Programas de contabilidad como anfix te permiten conocer de un solo vistazo la situación de todas tus cuentas:

En el momento que se produzca un pago o un cobro en una de tus cuentas te envían una notificación.
Si alguna cuenta entra en números rojos, te llegara una alarma instantánea.

Toda la información centralizada sin necesidad de consultar las páginas de tus bancos de forma individual.

d. Realizar previsiones de tesorería a corto y largo plazo frecuentemente
Te recuerdo que en gestión de tesorería la clave es anticiparse a los deficits, no ser 100% precisos en cuanto a su importe.

e. Centralizar las decisiones de tesorería.
Con la centralización de tesorería se persigue optimizar el reparto de liquido entre las diferentes cuentas de la empresa o sus filiales.

Por ejemplo:

Transferir fondos hacia cuentas que presentan un saldo negativo con el fin de evitar intereses negativos.
Transferir fondos hacia una cuenta única con el fin de optimizar el resultado de intereses al compensar las posiciones de crédito y débito…

f. Utilizar todo el potencial de las nuevas tecnologías.
Banca online, factura electrónica, sistemas informáticos para automatizar procesos…

El objetivo ha de ser minimizar costes y aumentar la productividad, simplificando las tareas cotidianas de tesorería.

Funcionalidades y aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir un programa de facturación online

2. Optimizar las operaciones de cobro y pago

a. Conocer y comunicar cuál es el coste de nuestra estructura de financiación:
– Pólizas de crédito
– Préstamos a largo plazo
– Aplazamientos con proveedores o Administración Pública, etc.
– De cara a que las personas con capacidad de gestión de stocks, clientes, tesorería, etc sepan cuál es el coste financiero de sus decisiones.

b. Analizar los procesos de cobro.
Con el fin de reducir los días entre el vencimiento y la fecha valor del cobro.

c. Empresas con clientes internacionales con una divisa diferente al euro
Usar para los cobros y pagos cuentas en divisas para mejorar la operativa y reducir los costes por cambio de moneda.

d. Analizar los medios y sistemas de cobro.
Con el fin de eliminar los de mayor costo y plazo de cobro. Evitar medios de pago cuya iniciativa sea totalmente del cliente, como por ejemplo la transferencia bancaria.

e. Revisar las condiciones de venta a clientes.
Fijando diferentes condiciones de pago y facturación según la importancia del cliente (método ABC).

f. Analizar el proceso de facturación.
Asegurándose de que se factura rápido, en el momento de entregar la mercancía o al realizar el servicio, y sobre todo sin errores (forma de pago, número de cuenta, datos del cliente, importe, etc).

g. Digitalizar el cobro de remesas de recibos.
Cheques, pagarés, etc. Así evitaremos tenerlos en papel guardados en un cajón, reduciendo los días hasta su cobro.

h. Crear un procedimiento para el tratamiento de los impagados.
Actuando de forma sistemática para evitar dilatar la reclamación judicial de los créditos de dudoso cobro. Aplicar recargos por demora en los pagos según los días transcurridos y el importe pendiente.

i. Centralizar los pagos
Tanto por delegaciones como por días. Evitando que las delegaciones realicen sus propios pagos y evitando tener más de dos días de pago al mes.

3. Política bancaria

a. Utilizar entre 3 y 5 bancos para cubrir las necesidades de financiación.
Con el objetivo de tener unas mejores condiciones y margen de negociación.

b. Pactar de forma anual un plan de operaciones a ofrecer a cada banco.
Indicando volúmenes y condiciones para las mismas. Para ello hay que conocer la rentabilidad que obtiene el banco con tu empresa, y para mejorar las finanzas comprobar que efectivamente las condiciones pactadas son las que se aplican.

4. Financiamiento
a. Comparar el coste de financiación de las diferentes opciones.
Comparar las opciones disponibles para mejorar las finanzas al tener en todo momento el mínimo costo posible.

b. Mejorar las finanzas con financiación a través de operaciones multidivisa.
Para aprovechar las tendencias en cotización que nos puedan beneficiar por el tipo de cambio  del dolar.

c. Establecer coberturas para las operaciones en divisas diferentes al dolar.
Donde una variación en la cotización puede tener un alto costo financiero.

¿Cómo puedo mejorar las finanzas de mi empresa?

Los problemas financieros no suceden únicamente por la dificultad para retener clientes o por una mala gestión de los gastos y esfuerzos dedicados al cuidado de las fuentes de ingreso. De hecho, otros apartados relacionados con el funcionamiento adecuado de la empresa pueden garantizar un aumento de los beneficios.

A continuación detallamos algunos asuntos que los departamentos financieros deben tener en cuenta con la misma atención que la pérdida de clientes para mejorar las cuentas empresariales:

a. Reducir gastos

Aunque parezca una obviedad, hay muchos directivos que hacen malabares con los números para tratar de reducir al máximo los costos generados por los diferentes departamentos de la empresa sin detectar cuáles son los principales focos que permiten una mayor reducción de costos:

  • Busca gastos deducibles de empresa como los consumos de explotación, gastos de investigación y desarrollo, algunos tipos de Impuestos que estén afectos a beneficios tributarios.
  • Negociar con proveedores para lograr gastos de aprovisionamiento optimizados y, a ser, posible, que sean tus proveedores los que gestionen el stock.
  • Reduce las horas extraordinarias que dedican los empleados o compénsalas con tiempo libre. Si aún así siguen siendo imprescindibles los trabajadores, deberías plantear aumentar la plantilla porque puede ser más beneficioso que pagar horas extra a muchos trabajadores que, además, estarán descontentos por tener que alargar su jornada laboral.

b. Optimiza la tesorería

Algo tan sencillo como poder disponer de un calendario donde se señales las previsiones de las necesidades y pagos de la empresa a lo largo del año permite elaborar una estrategia anual que permitirá ahorrar e invertir en lo realmente necesario.

  • Mejora el flujo de caja con servicios de contabilidad online para agilizar el trabajo y reducir las tareas.
  • Ajusta las previsiones sobre pagos y cobros a lo largo del año de forma estratégica para evitar las puntas de tesorería y problemas de liquidez en momentos cruciales del año y ajustar los tiempos de vencimiento de pagos a proveedores y la rotación del inventario.
  • Alquila todo aquello que pueda quedarse obsoleto o desactualizado en pocos años y especialmente aquello que no sepas si vas a necesitar a largo plazo.

c. Deja de depender de los bancos

A pesar de la importancia de la financiación bancaria, trata de conseguir el mayor número posible de fuentes de financiación para no depender 100% de las políticas monetarias. De esta forma, contarás con una estrategia de contención de riesgo de las empresas para poder dirigir el capital según las necesidades puntuales de la empresa y que te permitirá conseguir mejores condiciones de financiación y ofertas de productos bancarios.

Sumado a todo esto, finalmente te recomendamos controlar al máximo posible la rentabilidad de cada gestión en función de la información disponible y estudiando los contratos para no olvidarse de las comisiones ocultas, así como medir los resultados de cada operación y tener un pool financiero lo más amplio posible para incrementar la seguridad del capital.

Llevar a cabo estas acciones puede ser la diferencia entre prevalecer en la industria o ser parte de las estadísticas.

Fuente: Internet

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