Un presupuesto es el proceso de planificar la forma más efectiva de utilizar los recursos económicos al estimar los gastos mensuales y los recursos que tendrá disponibles para cubrir esos gastos. Un presupuesto puede ayudarle a identificar en qué usted gasta su dinero y a la vez ayudarle a llevar un control de sus gastos a fin de mantenerlos dentro de ciertos parámetros. También puede ayudarle a calcular la cantidad mensual a pagar de su préstamo estudiantil.
El término presupuesto se maneja de forma cotidiana, no sólo en las empresas, si no en los hogares o cualquier tipo de organismo que tiene una actividad económica. La respuesta más sencilla a la pregunta de para qué sirve un presupuesto, es que se trata de una herramienta pensada para saber qué ingresos y qué gastos tenemos. Es evidente que para una empresa hacer un presupuesto es clave para diseñar un proyecto a futuro y tomar las decisiones financieras más acertadas.
Así que, si queremos ser más profesionales al hablar de presupuestos, tendríamos que movernos en el concepto de considerarlo un plan de acción que se dirige a la consecución de una meta, que hay que cumplir en un plazo concreto de tiempo y manejando unas determinadas circunstancias. Se expresa en términos y valores financieros.
¿Cuáles son los objetivos de un presupuesto?
Antes de definir los objetivos, es necesario tener claro para qué nos servirá. La mente de un emprendedor o empresario debe ser más amplia y debe dejar de ver a un presupuesto como la forma de conocer la mera diferencia entre lo que se ingresa y lo que se gasta.
El presupuesto debemos concebirlo como la estrategia para organizar el dinero de nuestra empresa y optimizar sus rendimientos, bajo dos premisas, el control exhaustivo de las cuentas y la capacidad de reacción para corregir o mejorar cualquier fallo o vacío en términos financieros.
Siendo así, a continuación te mostramos los diversos objetivos que trae consigo un presupuesto:
- Proyección de futuro: Realizar un detallado análisis interno, para discriminar nuestras posibilidades y planificar su mejor aprovechamiento. Sin olvidar un análisis externo, del entorno en el que se mueve nuestra actividad empresarial, que abarque aspectos económicos, políticos o locales… teniendo en cuenta todo lo que pueda afectarnos.
Distribución de recursos entre las distintas áreas de la empresa. Hay que incluir una cuantificación de los recursos disponibles y los que se necesitan. Es decir, las necesidades de todos los departamentos: producción, distribución, ventas, compras, marketing, entre otros. Se valorará la productividad y viabilidad de los productos o servicios, para lo que es clave la detección de costes ocultos. - Visibilizar los “cuellos de botella”: Con este término coloquial nos referimos a que toda la información estudiada en los dos puntos anteriores nos conducirá a conocer los procesos en los que se dan limitaciones o se paraliza la actividad, los “atascos” de cualquier área de nuestra empresa. De esta forma es más fácil poner medidas correctivas concretas a esa falta de fluidez.
- Coordinar con efectividad todos los departamentos: Uno de los errores que más frecuentemente pone de manifiesto un buen presupuesto es la existencia de duplicidades entre actividades de la misma empresa, con el consiguiente gasto que supone hacer la misma cosa varias veces. El otro, muy ligado a este, es la falta de comunicación interna, de manera que hay informes que se quedan sin leer o peticiones que no se resuelven por desconocimiento. El presupuesto debe sacar a la luz estas carencias y contemplar fórmulas para subsanarlas.
- Aprovechar el valor de la comparación: A veces el empresario, sobre todo el que dirige una PYME vive ensimismado en su realidad, en una especie de bucle sobre sí mismo constante, sin establecer referencias reales que ayuden a cuantificar desvíos económicos. Nada mejor que un presupuesto para tener un modelo comparativo certero que, además, ajuste pronósticos e imponga medidas correctivas.
- Garantizar el compromiso de todos con el proyecto empresarial: Gracias a la elaboración de un presupuesto completo que clarifique hacia dónde queremos que vaya la empresa, los niveles de exigencia que se esperan y los sistemas de evaluación, cada integrante de la empresa se siente más integrado y con datos para aportar su granito de arena.
Seguramente al preguntarte para qué sirve un presupuesto, ni te imaginabas la poderosa herramienta que tenías en tus manos.
¿De qué formas te ayuda un presupuesto?
Elaborar y trabajar en un presupuesto te ayudará a:
- Saber cuánto dinero se recibe: Tener en mente la cantidad que se gana mensualmente ayuda a definir cuáles gastos realmente se pueden asumir y a organizar de la mejor forma la plata para hacerla rendir al máximo.
- Conocer a dónde va el dinero: Esto permitirá definir cuáles gastos son necesarios y cuáles no, de tal forma que se puedan tomar decisiones de consumo responsables y cuidadosas.
- Organizar las finanzas: Tener el control de la economía familiar servirá para priorizar gastos, fijar objetivos, desarrollar habilidades para analizar distintas situaciones y reaccionar de manera adecuada frente a los problemas.
- Establecer cómo alcanzar las metas: Una vez haya organizado sus gastos y ajustado sus patrones de consumo, podrá priorizar sus metas de corto y largo plazo y comenzar a ahorrar regularmente para alcanzarlas.
Pasos para crear un presupuesto
- Calcular los Ingresos :Toma en consideración su salario mensual neto, el cual queda después de que se restan las deducciones estatales y federales. Sume cualquier otra fuente de ingresos adicionales, por ejemplo: ayuda familiar, Veterano, Seguro Social entre otros.
- Calcular los Gastos: Debe incluir todos los gastos tales como: gastos de vivienda, alimentos, mantenimiento de auto, de salud, cuido de niños o dependientes, préstamos estudiantiles, préstamos personales, tarjetas de crédito y otros gastos.
- Determinar la Diferencia: Si el total de gastos es mayor que el total de ingresos debe verificar y reducir aquellos gastos innecesarios para poder contar con algún dinero en caso de emergencia.
Conceptos que te ayudarán a que el proceso de elaborar un presupuesto sea más sencillo y ágil
- Ingresos fijos: Son los que se reciben con regularidad como el sueldo o algún arrendamiento. Estos ingresos no varían significativamente en el corto plazo y la fecha en la que se perciben es periódica y fácilmente predecible. Un ejemplo es el salario que se recibe mensualmente.
- Ingresos variables: Son los que no se reciben de manera constante. Debido a que es relativamente difícil predecir el monto y la fecha en que se obtendrán, hay que ser muy prudentes al momento de tenerlos en cuenta como ingresos dentro del presupuesto. Por ejemplo, un vendedor no sabrá a ciencia cierta cuánto recibirá por comisiones hasta que haya pasado buena parte del mes.
- Ahorro: Representa la parte de los ingresos que no se destina al consumo. Normalmente se cree difícil de lograr, en parte porque no es obligatorio como algunos gastos. Sin embargo, si se tiene claro el objetivo para el que se ahorra (pagar la universidad de sus hijos o comprar casa), es posible que la motivación de alcanzarlo sea suficiente para ser disciplinado y lograrlo.
- Gastos fijos: Son todas las salidas de dinero que se mantienen constantes en el corto plazo y con las que siempre hay que cumplir. El arriendo, la cuota de la casa o el pago del celular son algunos ejemplos.
- Gastos variables: También llamados gastos flexibles, son todos aquellos que se presentan regularmente pero cuyo valor no se controla fácilmente. Como ejemplo están el mercado, los servicios públicos y el transporte.
- Gastos discrecionales: Son los que usted decide hacer y sobre los cuales puede tener total control de la cantidad. Ir a un restaurante o comprar regalos son algunos ejemplos.
Un presupuesto es de gran ayuda y que se puede aplicar de forma personal o familiar.
Un buen presupuesto le ayudará a mantener su puntuación crediticia en buenas condiciones.
Fuente: Internet
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