¿Qué debes hacer para mejorar tu comunicación y hacerla efectiva en tu empresa?

Comunicar efectivamente parece la cosa más simple del mundo. Sin embargo, si lo fuese, nadie estudiaría comunicación. Por cierto, es un tema incluido en los temarios y agendas de los departamentos de dirección y management de cualquier empresa.

Etimológicamente, comunicar procede del latín “communicare”, que puede ser traducido como compartir, conectar o contagiar. Esto es una buena base para comprender la importancia del concepto en una organización. Sin embargo, pasar de la teoría a la práctica no siempre resulta sencillo.

Mejorar la comunicación efectiva ha demostrado ser mucho más que una moda o tendencia en el mundo empresarial; mejorar la comunicación efectiva es un reto plenamente vigente que deben afrontar todas las empresas de cualquier tamaño y sector de actividad.

¿Qué es la comunicación efectiva?

Definimos comunicación efectiva empresarial como aquel proceso de intercambio de información (datos, opiniones, sentimientos, críticas, etc) que se pone en práctica entre dos o más actores presentes en el ámbito de la empresa (empleados, compañeros, dirección, etc), utilizando diversos canales (conversaciones personales, teleconferencias, correos electrónicos, llamadas de teléfono, etc).

Pero esto de la comunicación efectiva va más allá, es decir, conseguir una comunicación efectiva es importante en todos los ámbitos de nuestra vida, en el seno familiar, en el grupo de amigos. Pero es vital en un entorno tenso, muchas veces sobrecargado de trabajo y continuamente expuesto a la consecución de ambiciosos objetivos económicos y competitivos el cual es el ámbito empresarial.

La comunicación efectiva es la base para construir relaciones interpersonales duraderas, facilita el cumplimiento de los objetivos, etc. Los líderes exitosos saben que la comunicación efectiva es una herramienta esencial para inspirar a otros y lograr grandes metas.

Todo empresario, debe aspirar a  obtener la confianza y lealtad de sus empleados y de su equipo. Antes de hablarle a otros sobre la empresa y sus objetivos, es recomendable dominar la comunicación interna.

Como ves, definir el proceso de comunicación efectiva en el ámbito empresarial es bastante sencillo, lo complicado es ponerlo en práctica.

Tips para lograr una comunicación efectiva empresarial

  • Saber escuchar: Resulta curioso que el primer consejo que te damos para mejorar la comunicación efectiva en tu empresa sea escuchar, pero si lo piensas, verás que es el más importante de todos por una razón muy simple: la mayor parte de las veces escuchamos lo que queremos y no lo que realmente se nos está contando. Y es que excepto en muy contadas ocasiones, el proceso de la comunicación es mayoritariamente subjetivo y, así, interpretamos lo que escuchamos, vemos o leemos a través de un filtro personal, de una barrera emocional y cognitiva formada por nuestros conocimientos previos, nuestra experiencia anterior, nuestras opiniones sobre el tema o el interlocutor. Escuchar activamente ayuda al proceso de la comunicación efectiva porque nos permite centrarnos puramente en el mensaje, en interpretarlo correctamente y, así, en poder argumentar unas respuestas libres de prejuicios y opiniones subjetivas.
  • Demuestra empatía: El diccionario de la RAE define el término “empatía” como “la capacidad de identificarse con alguien y compartir sus sentimientos”. La empatía es una cualidad, pero también un hábito que influye positivamente en el proceso de la comunicación efectiva empresarial. ¿Por qué? Porque para trasmitir un mensaje que realmente cale en nuestro interlocutor es preciso que nos identifiquemos con lo que está pensando, sintiendo u opinando ante nuestro discurso para poder modificar alguna idea sobre la marcha, recalcar algún concepto que puede quedar confuso, utilizar términos más o menos sencillo, intercalar mensajes motivadores en un momento dado. La empatía es, sin lugar a dudas, una de las armas secretas de los líderes transformacionales que dominan el arte de la comunicación efectiva empresarial.
  • Elige el medio adecuado: El medio que utilices para comunicarte influye mucho en la efectividad del mensaje. Establece varias vías de comunicación en tu empresa y asigna uno o varios propósitos para cada vía. Por ejemplo, si necesitas dar una mala noticia al equipo, intenta hacerlo en persona. Cualquier otro medio resultará impersonal y te hará lucir distanciado de la situación. De igual manera, puedes reunir al equipo para felicitarles por algún logro importante que hayan alcanzado. Reserva las comunicaciones por escrito para cuando necesites anunciar reuniones periódicas o enviar directrices sobre algún proceso o protocolo.
  • Identifica un propósito: No lograrás comunicar efectivamente tus ideas si no tienes claro el objetivo. Cualquier comunicación oficial debe tener un propósito y no debe desviarse del mismo. Así, no se diluye el mensaje ni se confunde a los empleados. Si tienes varios temas que comunicar, considera dividir los temas en dos mensajes (o más). Comunica los temas más importantes en persona y explica el resto de los temas por escrito, ya sea mediante correo electrónico o en un memorándum.
  • Ofrece elogios y crítica constructiva: Es importante compartir tu impresión sobre los resultados de iniciativas y esfuerzos importantes; sean elogios o críticas. Los comentarios de los ejecutivos y gerenciales deben guiar los esfuerzos de sus empleados al logro de metas. También pueden motivarlos a dar el máximo. Si tu opinión no es positiva, ofrece alguna herramienta que ayude al empleado a mejorar. Sé específico cuando ofrezcas tu opinión. Decir: “Buen trabajo” no proporciona suficiente información como para que el empleado sepa cómo replicar el éxito en futuras ocasiones. Intenta mejor decir algo como: “Preparaste una excelente presentación, con datos relevantes que nos ayudaron a cerrar el negocio. Bien hecho”.
  • Se concistente: Independientemente del tema que vayas a comunicar, asegúrate de que éste refleje el tono de tu cultura organizacional. Evalúa tu mensaje a la luz de los valores corporativos. Asegúrate de ser consistente con esos valores en todas las vías de comunicación que mantienes, interna y externamente: material de adiestramiento, memos, correos electrónicos, presencia en redes sociales, etc.
  • No descuides el lenguaje no verbal: Tiene mucho que ver no con lo que “se dice”, sino en el “cómo se dice”. Hablamos de tu forma de sentarte o de estar de pie a la hora de dirigirte a tus socios o empleados, de la posición de tus manos cuando hablas o cuando escuchas, del uso o abuso de los silencios en medio de una frase, de las miradas directas o huidizas que se intercambian entre los participantes del proceso comunicativo. Ten en cuenta que TODO comunica: tus palabras, tus gestos, tu vestimenta, el lugar que elijas, tu tono de voz. Fíjate igualmente en todos los otros elementos que comunican. Ponte en el lugar de tus empleados e intenta anticipar cómo ellos percibirán tu mensaje.
  • Planifica en torno a eso: Si presentarás la noticia en persona, no te pares en un podio a menos que la noticia vaya dirigida a destacarte como líder. Es aceptable, por ejemplo, si vas a hablar sobre los resultados positivos de algún esfuerzo de ventas. Si, por el contrario, tienes que dar una mala noticia, mantente al nivel de vista de los empleados. Esto contribuirá a que sientan que te estás nivelando con ellos, con su situación, y sentirán tu apoyo. En la medida posible, mantén contacto visual.

Si no tes esfuerzas por tener una comunicación efectiva, solo crearás desconfianza entre tus empleados y esto fomentará un ambiente de trabajo negativo. Además, los mensajes inconsistentes o conflictivos pueden dar la impresión de que eres de esos líderes que exigen lo que no están dispuestos a dar. Esa percepción automáticamente te resta credibilidad y respeto.

Incorporar estos consejos cuando planifiques tus mensajes ayudará a que logres una comunicación efectiva con tus empleados. Tu liderazgo los inspirará a dar lo mejor de sí mismos y los resultados serán evidentes.

Fuente: Internet

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