En el mundo actual, el tiempo se ha convertido en uno de los recursos más valiosos y, paradójicamente, más escasos. Si analizas la rutina de las personas exitosas, notarás que todas comparten dos características fundamentales: tienen objetivos claros y administran su tiempo con precisión.
El tiempo es un recurso democrático: ricos y pobres, hombres y mujeres, jóvenes y adultos… todos tenemos exactamente 24 horas al día. No se puede almacenar, ni comprar, y una vez que pasa, no regresa. Por ello, la clave está en aprender a usarlo de manera inteligente para potenciar la productividad, tanto en la vida personal como en la profesional.
Una de las herramientas más útiles para optimizar la gestión del tiempo y priorizar acciones es la Matriz GUT, diseñada para ayudar en la resolución de problemas. Esta matriz clasifica cada situación según tres criterios: Gravedad (G), que mide el impacto que tendría el problema si no se resuelve; Urgencia (U), que evalúa el tiempo disponible para actuar; y Tendencia (T), que analiza la velocidad con la que el problema podría empeorar.
La mejor manera de combatir esa sobrecarga de actividades y manejar bien el tiempo, es establecer una secuencia de actividades en función de las características y limitaciones que las definen, es decir, priorizar.
Conceptos de la Matriz GUT
Los conceptos de esta herramienta de gestión pasan por el entendimiento de los 3 atributos de clasificación de problemas. Estos son:
- Gravedad: Se analiza por la consideración de la intensidad o impacto que el problema puede causar si no se soluciona. Estos daños pueden ser evaluados cuantitativa o cualitativamente. Un problema grave puede ocasionar la quiebra de su empresa, la pérdida de clientes importantes o incluso el daño de la imagen pública de la organización. La puntuación de la gravedad varía de 1 a 5 siguiendo el siguiente criterio: sin gravedad, poco grave, grave, muy serio, extremadamente grave.
- Urgencia: Es analizada por la presión del tiempo que existe para resolver determinada situación. Básicamente toma en consideración el plazo para resolver un determinado problema. Puede considerarse como problemas urgentes plazos definidos por ley o el tiempo de respuesta para clientes. La puntuación de la urgencia varía de 1 a 5 siguiendo el siguiente criterio: puede esperar,poco urgente, urgente, merece atención a corto plazo, muy urgente, necesidad de acción inmediata.
- Tendencia: Se analiza por el patrón o tendencia de evolución de la situación. Usted puede analizar problemas, considerando el desarrollo que tendrá en la ausencia de una acción efectiva para solucionarlo. Representa el potencial de crecimiento del problema, la probabilidad de que el problema se vuelva mayor con el paso del tiempo. Sigue el siguiente criterio: no cambiará, empeorará a largo plazo, empeorará a medio plazo, empeorar a corto plazo, empeorará rápidamente.
Cómo elaborar una Matriz GUT
Para elaborar esta matriz, necesitas establecer un paso a paso para que ese proceso sea organizado y te dé los resultados que esperas:
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Haz una lista de problemas o situaciones que requieran atención.
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Asigna una calificación del 1 al 5 para cada criterio (G, U y T).
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Multiplica los valores de los tres criterios para obtener una puntuación total.
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Prioriza los problemas según su puntaje.
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Diseña un plan de acción con plazos y responsables claros para resolver o minimizar los más críticos.
Fuente: Internet
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