Saber gestionar no es tarea sencilla, hacerlo bien, implica tener en cuenta una gran cantidad de variables, para lograr un sistema de organización fuerte, que contemple básicamente el objetivo de la compañía y el control preciso de ganancias y gastos, alcanzar una estabilidad que permita luego afinar las políticas relacionadas con la calidad y forma de trabajo del personal, la relación de la empresa con el lugar donde está instalada y su responsabilidad social, que luego será exigida y refleja en la gestión por los directivos y los productos y servicios que reciba el segmento o target.
Encontramos algunas definciones que nos describen lo que siginica administrar, entre ellas están:
“La administración es la coordinación y supervisión de las actividades laborales de otras personas de tal manera que se realicen de forma eficiente y eficaz». Stephen Robbins.
“La administración es una ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo a través de los cuales se pueden lograr propósitos que individualmente no son factibles de lograr”. Dr. Wilburg Jiménez Castro.
Según lo anterior podemos decir que administrar es dar forma, uso y actividad a cada una de los elementos que existen para que funcione una empresa, y por lo mismo una persona que intente como gestionar, deberá ser capaz de conocer, entender y crear formas de organización, procesos de producción y funciones de los cargos de la organización que se fuera a administrar.
Administrar una empresa no es para cualquiera, aunque alguien te pueda enseñar cómo se administra tal o cual cosa, o estudies para ello, debes saber que un administrador capaz es alguien que puede hacerlo en cualquier organización que se presente, es decir es una persona que tiene características y habilidades diferentes a las de un empleado que aprende a hacer un trabajo.
Un factor que debes tomar en cuenta al estar a cargo como administrador de una empresa es el de nunca seguir su sistema al pie de la letra, debes pensar de que por algo esta persona ya no está en su cargo y es probable que sea porque su sistema de administración no era el mejor.
Entonces, para saber gestionar pequeña, la persona encargada deberá conocer de planificación, esto es desarrollar un sistema o plantilla que guiará las acciones del sector de compras y el de ventas, incluyendo precios mínimos y máximos a los que se puede comerciar, teniendo en cuenta para esto el presupuesto de la empresa y cómo son sus gastos, cosa que también podrá revisar para hacerlo más eficiente. El objetivo de la planificación de funcionamiento será que la compañía tenga mejores ventas y más ganancia.
La organización de una firma, el uso del dinero disponible y la previsión de dinero entrante son aspectos delicados. Será fundamental generar un sistema de control de gastos, de ingresos y de obligaciones que debe ser evaluado periódicamente para delinear las estrategias de comercialización a corto plazo. La mejor forma de lograr esto es que el administrado conozca bien los recursos con los que cuenta la compañía, en esto debe incluir en qué y cuánto gasta la empresa para su funcionamiento y hacer más eficaz ese gasto, conocer la forma en la que se desempeña cada empleado o jerárquico y decidir cómo mejorar su desempeño en pos de aumentar las ganancias, incluyendo aquí la necesidad por ejemplo de mejorar la tecnología con la que se trabaja o de disponer de algunos cargos que realmente no estén cumpliendo con el objetivo.
No son tareas sencillas de cumplir, y existen además varias personas que pueden encargarse de estas actividades mencionadas por eso, para administrar una compañía se puede contar con un licenciado que pueda tomar parte de todas las aristas del trabajo, o conformar un grupo de especialistas que trabaje de forma conjunta.
De ahí que se diga que la administración cumple con cuatro funciones básicas:
- Planeación: Cuando una empresa planifica lo que hace es evaluar el futuro. Basados en la situación actual de la empresa y la evaluación del futuro se determinan unos objetivos a lograr, se plantea una estrategia así como el desarrollo de planes. Estos planes son una serie de acciones destinadas al logro de los objetivos con la utilización de determinados recursos. Responde a las interrogantes de:
¿Qué hacer? ¿Cuándo hacerlo? ¿Dónde hacerlo? ¿Cómo hacerlo?
- Organización: La organización se refiere a decidir qué recursos y quiénes serán los encargados de realizar cada acción encaminada al logro de objetivos.
- Dirección: Esta función se refiere a lo relativo a líder a un equipo humano de cara al logro de los objetivos, motivándoles, seleccionando los canales de comunicación más efectivos, así como participando en la negociación de cualquier conflicto que apareciese entre empleados y empresa, entre proveedores y equipo, etc.
- Control: Una vez que se han ejecutados las acciones que se hayan dispuesto para la consecución de los objetivos, se debe controlar que todo se esté haciendo según lo planeado y, se deben evaluar los resultados que se consiguen producto de esas acciones. De esta forma se cierra el círculo, ya que esta evaluación se retroalimenta al proceso administrativo nuevamente para modificar, si es el caso, la planificación, la organización o la ejecución en sí misma.
Henry Fayol, padre de la administración científica concluyó que la administración, sus principios, procesos y prácticas tienen aplicación universal, esto quiere decir que se aplican igual para una empresa de gran tamaño como para una que se pueda catalogar como microempresa. De hecho, el proceso administrativo inicialmente definido por Fayol, incluía cinco funciones en lugar de cuatro, ya que entre la función de dirección y la de control incluía una función que el de aplican igual para una empresa de gran tamaño como para una que se pueda catalogar como microempresa. De hecho, el proceso administrativo inicialmente definido por Fayol, incluía cinco funciones en lugar de cuatro, ya que entre la función de dirección y la de control incluía una función que el denominaba de coordinación, pero hoy en día se acepta como parte de la función de dirección.
El número de funciones, según el autor que lea, puede variar, pero lo verdaderamente importante es que se trata de un proceso continuo gracias a la retroalimentación.
Lo mencionado anteriormente tiene relación directa con la forma en la que se trabaja, parte muy importante del cómo administrar una empresa de forma exitosa está en el diseño de un organigrama de funciones que esté acorde al tamaño y las necesidades, interpretando si las personas que los cubren son ideales para hacerlo, o si todavía no existen, crearlos.
No olvide que una empresa es un ser vivo, que cambia día a día, y que debe adaptarse a un mercado también cambiante, por lo tanto sus objetivos, planes y acciones deben también adaptarse dando lugar a que las empresas tengan cada uno, su propio sistema administrativo.
Pero todos estos sistemas creados no son inamovibles o inmodificables, es tarea del administrador saber modificarlos a medida que las exigencias de la firma crezcan o el escenario en el que se mueve cambie y quizá eso signifique por ejemplo modificar algunos procesos para hacerlos más efectivos, pensando siempre en el bienestar de la compañía, su impacto en la sociedad o el barrio donde se encuentre, etc.
Si en algún momento te toca encargarte de la gestión, sea trabajando para una empresa o para tu propio negocio entonces, siéntate y planifica con tiempo, cuidado y exactitud, los procesos de trabajo de cada una de las tareas que se desarrollan, desde la más mínima a la más compleja, los costos que tiene cada una y las formas en las que supones pueden mejorarse.
Así es, administrar involucra todo aquello que implique fijarse objetivos, determinar las acciones necesarias para lograr esas metas, asignar los recursos materiales y humanos para ejecutar esas acciones y dirigir los esfuerzos para hacerlo de la forma más eficiente posible.
Fuente: Internet
Click aquí: «La transformación digital, una oportunidad extraordinaria para las empresas».
Click aquí para ver el vídeo: «La importancia de una buena administración».
