¿Qué es y cómo elegir el más adecuado Software de Gestión Empresarial?

Conforme crece tu empresa se requerirá mejorar la gestión interna para garantizar la eficacia de todos los procesos y la comunicación entre cada uno de los departamentos. Gracias a los avances en la tecnología, las mejoras a la gestión son más fáciles de implementar con el uso de sistemas informáticos diseñados para el manejo de la información y gestión de procesos, que inclusive tendrán una gran influencia en la toma de decisiones para tu negocio a los que se les conoce como Software de Gestión Empresarial.

Un Software de Gestión Empresarial, es un sistema informático compuesto de un conjunto de aplicaciones utilizadas por las empresas para realizar la gestión de gran parte de sus procesos administrativos y operativos, que van desde la producción o planeación de los productos y servicios, pasando por la logística general, hasta la entrega de los productos a los distribuidores o al cliente final.

Estos sistemas se diseñan basados en la premisa principal de que cada eslabón de la cadena de operación y producción se pueda llevar a cabo de la forma más eficaz, disminuyendo los errores y las fallas de comunicación, con un sistema que integra a los trabajadores con el uso de sistemas informáticos.

Para lograr este objetivo, se han desarrollado una serie de software que permiten la gestión de bases de datos, la planificación, los procedimientos y la tomada de decisiones en cada uno de los departamentos propios de una empresa y de las funciones de sus empleados.

Las herramientas que conforman un Software de Gestión Empresarial permiten controlar, planificar, organizar y dirigir cada uno de los pasos que forman parte la cadena de producción, con el fin de lograr una eficaz productividad. Puesto que el buen manejo de información para las empresas es esencial.

La importancia de contar con información verificada y a tiempo, tanto para las PYMES como para las grandes compañías, es uno de los principales fundamentos en los que se basan estos sistemas. Es muy común que cada departamento de tu empresa maneje distintas diseños y formatos de archivos, esto provoca que al momento de compartir la información se requiera de tiempo para adaptarla para el otro departamento lo cual genera una pérdida de tiempo y puede provocar errores en la información.

Asimismo, durante la toma de decisiones, las personas a cargo de una empresa deber tener información precisa y a tiempo para poder contar con la información necesaria para tomar una decisión. Por ello la información debe estar disponible y ser accesible de manera inmediata para obtener los mejores resultados.

Es por ello por lo que un Software de Gestión Empresarial busca asociar la información en beneficio de la empresa mediante la explotación, desarrollo y optimización de los recursos de información que contempla todas las funciones sistémicas, principalmente: marketing, finanzas, operaciones, calidad, recursos humanos, investigación, desarrollo y dirección.

La finalidad de estos sistemas es ofrecer los mecanismos que permitan a las empresas adquirir, producir y transmitir, al menor costo posible, datos e información con una calidad, con exactitud y actualizados en tiempo real para servir a los objetivos principales de la empresa.

Un Software de Gestión Empresarial, una herramienta que en la actualidad se está volviendo fundamental para la gestión de cualquier empresa, desde las PYMES hasta las grandes empresas corporativas multinacionales.

Existen diversos tipos de sistemas siendo el del tipo ERP el más completo. El término ERP se refiere a Enterprise Resource Planning, que significa “sistema de planificación de recursos empresariales”. Estos programas se hacen cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos.

Ahora que ya conoces que es un Software de Gestión Empresarial y cuáles son sus objetivos principales, es momento de que implementes uno en tu empresa. En el mercado existen una gran variedad de software y aplicaciones que conforman a los sistemas de gestión, cada uno cuenta con funciones distintas y diseñados para distintas áreas de cada empresa. Si las necesidades de tu empresa lo requieren y cuentas con capacidade de invertir, lo mejor es contar con un sistema integral (ERP) el cual te permitirá gestionar todo tu negocio sin necesidad de adquirir otros software.

5 consejos antes de comprar un software de gestión empresarial o ERP

Invertir en un sistema de gestión empresarial es una decisión que debe tomarse con cuidado debido a la gran oferta que existe.

A continuación te mostramos cinco aspectos fundamentales que las empresas deben considerar:

1.- Es indispensable no perder de vista el giro o la actividad principal del negocio, en ese sentido, la Solución ERP debe tener un enfoque verticalizado que permita la buena sincronía entre las actividades comerciales y el manejo contable de las mismas.

2.- La solución ERP debe tener herramientas que permitan el control de operaciones desde un punto de venta, tratándose de un retail, hasta el más mínimo detalle de una receta o lista de materiales, hablando de una empresa productiva, todo esto ligado de manera automática al movimiento contable que genera cada actividad y la consecuente facturación electrónica.

3.- La Solución de Gestión Empresarial debe integrar todos los elementos contables solicitados por la Sunat, entre ellos, declaración y pago de rentas anuales, planilla electrónica, facturación electrónica, balances bancarios y además que permita la generación de archivos en formatos oficiales para evitar problemas ante la tributación fiscal.

4.- También es importante considerar la relación costo-beneficio antes de adquirir un software de gestión, en donde el presupuesto que se tiene asignado genere un beneficio no sólo en un corto alcance sino a mediano y largo plazo.

5.- Se recomienda que el sistema sea flexible y adaptable a las necesidades y cambios de la empresa. Además, debe destacar por su versatilidad en términos de configuración, soporte de procesos, controles y manejo de la información, una serie de funciones que mejoren notablemente su usabilidad y acercan al usuario un set de herramientas y mejoras que deben disminuir los tiempos de operación y análisis.

A todo lo anterior debes saber que es importante que las empresas proveedoras de un sistema de gestión empresarial tengan una adecuada implementación del mismo acompañada de un correcto levantamiento de información y de procesos, así como en el servicio post implementación, el cual es tan importante como la elección de una correcta herramienta de gestión.

Fuente: Internet

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Click aquí para ver el vídeo: “El antes y el después de una empresa a través de un ERP”.

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